- מהיא מערכת Contax?
- מערכת Contax הינה מערכת אינטרנט לייעול התקשורת בקבוצות אנשים.
- מה אפשר לעשות במערכת?
- המערכת מאפשרת לנהל רשימות חברים בקבוצות, לשלוח לחברים הודעות אימייל ו-סמס, לערוך סקרים והצבעות, לנהל רשימות מעקב ושיבוץ, לנהל יומן ולוח מודעות קבוצתי, שליחת תזכורות אוטומטיות ועוד. לפרוט לחץ כאן.
- למי מיועדת המערכת?
- המערכת מיועדת לכל אדם שמנהל קבוצת אנשים כגון כיתה, קבוצת צופים, חוג, קורס, וועד, הנהלה, בית עסק, מחלקה, קבוצת חברים, משפחה, ובקיצור כל קבוצה שהיא.
- כיצד ניתן לגשת למערכת?
- המערכת זמינה 24/7 מכל מקום בו יש אינטרנט, כולל באמצעות טלפון חכם. כך יכולים מנהלי הקבוצה וחבריה לברר פרטים, ליצור קשר ולהתעדכן בכל מקום ובכל שעה.
- כמה זה עולה?
- השימוש במערכת חינם. אם ברצונך לשלוח הודעות סמס לקבוצה יהיה עליך לרכוש הודעות אלו בעלות של 13 אג' להודעה.
- מדוע רצוי לשלוח הודעות סמס?
- כיום הודעות אימייל הולכות לאיבוד בגלל הכמות הרבה שאנשים מקבלים, או שהטיפול בהם אינו מיידי. אם ברצונך לדאוג לכך שהנמען ישים לב להודעתך ובאופן מיידי, רצוי לשלוח הודעות ב-סמס, וכן העתק באימייל.
- מי יכול להרשם למערכת?
- כל אחד יכול להרשם למערכת ולפתוח קבוצה. חברים בקבוצה אחת יכולים ליצור קבוצות אחרות משלהם.
- לכמה קבוצות אני יכול להיות שייך בבת אחת?
- אין מגבלה על מספר הקבוצות להן אדם יכול להיות שייך. כדי למנוע שימוש לרעה, קיימת מגבלה על מספר החברים בכל קבוצה. להסרת מגבלה זו לקבוצה מסויימת צור עימנו קשר.
- מהן סוגי הקבוצות שניתן ליצור?
- ניתן ליצור קבוצות המורכבות מחברים בלבד – קבוצות אלו מיועדות בדרך כלל למבוגרים. כמו כן ניתן ליצור קבוצות בהן החברים הם ילדים. במקרה זה יאספו גם פרטי ההורים של החברים, והתקשורת תתאפשר מול כל אחת מהקבוצות בנפרד.
- מהן סוגי החברים בקבוצה?
- בנוסף לחברים רגילים, מקים הקבוצה יכול להגדיר חברים שישמשו מנהלי קבוצה. למנהלי קבוצה הרשאות מיוחדות לבצע פעולות אשר חברים רגילים אינם יכולים לבצע.
- כיצד יוצרים קבוצה?
- מיד לאחר הרישום למערכת תגיע למסך ובו תוכל להגדיר קבוצה. אם הנך כבר חבר בקבוצה אחת או יותר תוכל לבחור בקבוצה המבוקשת או להוסיף קבוצה חדשה.
- כיצד מוסיפים חברים לקבוצה?
- קיימות מספר דרכים. בדרך הפשוטה ביותר מקים הקבוצה מזין את הנתונים בעצמו. פעולה זו ניתן לבצע לכל חבר בנפרד או באמצעות העלאת קובץ אקסל עם כל הנתונים. במקרה זה כל חבר יקבל הודעת אימייל על שיוכו לקבוצה ובה פרטי השימוש במערכת וסיסמה לכניסה.
דרך אחרת היא לשלוח הזמנות אימייל לחברי הקבוצה להרשם לקבוצה.
לבסוף ניתן להדפיס מהמערכת הזמנות עם קוד יחודי לקבוצה ולחלק הזמנות אלו לחברי הקבוצה על מנת שיבצעו את הרישום בעצמם. במקרה זה, מאחר ואין שליטה על מי מבצע את הרישום, יהיה כל רישום כפוף לאישורו של מנהל הקבוצה
- יש לי מספר קבוצות בארגון - מה לעשות?
- המערכת מותאמת גם לארגונים עם מספר קבוצות. ניתן להגדיר את הקשר בין הקבוצות בתוך המבנה הארגוני, וכן לבצע פעולות על מספר קבוצות בו זמנית. כך למשל בית ספר יכול להגדיר קבוצה בשם שכבה א שתכיל את כל כיתות א, ולשלוח הודעות סמס ( או לבצע פעולות אחרות) לכל השכבה, לכל כתה בנפרד, או לכל שילוב של הקבוצות שירצה.
- יש לי מספר קבוצות. האם ניתן ליצור חשבון חיוב אחד עבורן?
- בהחלט. כך למשל מנהל בית ספר או ראש שבט צופים יכול ליצור חשבון חיוב אחד עבור כל הקבוצות השייכות לאותו ארגון, בעוד שלכל מורה או מדריך תהיה קבוצה משלו אותה הוא מנהל ולה הוא אחראי. לצורך חישוב החיובים כגון בגין שליחת הודעות סמס יהיו כל הבוצות משוייכות לחשבון האב.
- מהן רשימות מעקב?
- רשימות מעקב מאפשרות למנהל הקבוצה לעקוב אחר מידע מסויים לגבי חברי הקבוצה. קיימים שלושה סוגי רשימות מעקב – כאלו שהתשובה להן היא כן / לא, כאלו שהתשובה להן היא סכום מסויים (לדוגמה כמה כסך חייב כל חבר), ורשימות מעקב פתוחות, בהן המידע הוא טקסט חופשי (לדוגמה מה יביא כל הורה למסיבת הסיום). את המידע לגבי כל חבר יכול מנהל הקבוצה לעדכן בעצמו, או לחילופין ניתן לשלוח הודעת אימייל לכל חבר עם הזמנה למלא פרטים אלו עבור אותו חבר.
- מהן רשימות שיבוץ?
- רשימות שיבוץ הינן רשימות בהן משובצים חברי הקבוצה למועד מסויים. כך למשל לצורך יום הורים ניתן להגדיר את שעת תחילת וסיום יום ההורים ומשך כל פגישה, ולעדכן מי מחברי הקבוצה יבוא באיזו שעה. עדכון זה יכול להיות מנוהל על ידי המורה או לחילופין ניתן לשלוח הזמנות באימייל להורים – כל הורה יראה אלו שעות פנויות ויבחר לו את השעה שמתאימה לו.
- כיצד ניתן להתאים את המערכת לצרכיי?
- המערכת בנויה בצורה גמישה מאד כך שכל משתמש יכול להתאימה לצרכיו. כך לדוגמה ניתן להגדיר את סוג ואופי הקבוצה, פעולות שחברים רשאים לבצע ופעולות שרק מנהלי הקבוצה יכולים לבצע, איזה מידע יהיה זמין לאלו סוגים של משתמשים ועוד.
- מדוע התפריט העליון משתנה?
- רוב הפעולות במערכת דורשות שלב מוקדם של בחירת קבוצה. כך למשל לא ניתן לשלוח הודעות, לצפות ביומן או בלוח המודעות ללא בחירת קבוצה. לכן לפני בחירת הקבוצה מופיעות בתפריט רק אותן הפעולות אותן ניתן לבצע ללא בחירת קבוצה. עם בחירת קבוצה, יתרחב התפריט ויופיעו בו כל שאר האפשרויות במערכת הניתנות לביצוע רק לגבי קבוצה מסויימת.
- יש לי שאלות נוספות?
- נשמח לעזור לך בכל שאלה צור קשר.
- יש לי הצעה לשיפור
- יש לך רעיון לתכונה שלא קיימת במערכת? הצעה לשיפור? נשמח לקבל כל הערה והארה .
|
